Information til bodholder
Kære kommende bodholder på Ringsted Festival 2024,
Her er en række vigtig information, som du skal vide som bodholder på Ringsted Festival 2024. Vi forventer, at du som bodholder har læst og orienteret dig i nedenstående information. Det forventes, at madbodens atmosfæriske udtryk matcher Ringsted Festival’s design og stemning.
Ringsted Festival forbeholder sig retten til at afvise atmosfæretiltag og skiltning, der ikke harmonerer med festivalens ønsker for det samlede atmosfæriske udtryk i området, hvor madboden er placeret.
Vigtige datoer og tidspunkter
Opsætning: Din bod skal være opsat tirsdag i uge 31, da vi har myndighedsgennemsyn af pladsen onsdag uge 31 klokken 12:00.
Har du brug for support, så kan du kontakte Helle Bugge på tlf. 31 42 55 06.
Bodinfo ved GATE 1 har flg. åbningstider (uge 31):
Onsdag: 9:00 – 22:00.
Torsdag: 7:00 – 01:00.
Fra fredag til lørdag kl. 7:00 til 02:00.
Søndag: 9:00 – 17:00.
Åbningstid: Madboden skal holde åbent i flg. tidsperiode.
Fra den 1. til den 3. august
Torsdag kl. 11:00 – 01:00
Fredag kl. 11:00 – 02:00
Lørdag kl. 11:00 – 02:00
Servering af mad må lukkes ned en time før lukketid.
Når du tjekker ind
Indtjekning: Indtjekning foregår via driftkontoret GATE 1. Adressen er Tværalle 5 – via Teglovnsvej, 4100 Ringsted.
Du modtager dine bestilte billetter via mail fra Ringsted Festivals billetshop i uge 30.
Du får påsat dit medarbejderarmbånd i medarbejder-check-in, som du finder ved Gate 1.
Der er båndtvang fra torsdag d. 1. august kl. 10 til søndag d. 4. august kl. 12.
Check in
For at få dit armbånd, skal du møde op i check-in på Tværallé 5 (indgang fra Teglovnsvej GATE 1)
Det er kun muligt at få udleveret sit armbånd ved personligt fremmøde.
Billetten kan du vise på din smartphone eller printe ud og medbringe. Check-in kan ikke hjælpe, hvis du mangler din billet, her skal du kontakte din leder.
Mød op i god tid, da der kan forekomme ventetid ved Check In.
| CHEK IN TVÆRALLÉ | ÅBNINGSTID |
| Tirsdag | 16:00 til 20:00 |
| Onsdag | 10:00 til 22:00 |
| Torsdag | 08:00 til 00:00 |
| Fredag | 08:00 til 00:00 |
| Lørdag | 08:00 til 00:00 |
Obs! Kun en bil pr. bodholder på pladsen ad gangen fra onsdag til søndag uge 31 – derfor udleveres der kun én kørselstilladelse pr. bod.
Placering: Du kan finde din placering på pladsen i Ringsted Festival appen. Download den via AppStore eller Google Play. (Kortet for 2024 bliver offentliggjort lige inden festivalen).
Færdselsloven gælder på alle af festivalens arealer, under opbygning og nedtagning betragtes arealerne som en byggeplads og derfor gælder regler og anvisninger for sikkerhed og arbejdsmiljø.
Deklarering af drikkevarer: Drikkevarer til eget forbrug skal deklareres ved indtjekning.
Strømadapter: Strømadapter kan købes i informationsboden ved hovedindgangen – GATE 4. (230V CEE til 230V DK)
Følgende ting stiller Ringsted Festival til rådighed:
- Betalingsterminaler bliver udleveret ved driftkontoret.
- Strøm og vandtilslutning anvises iht. kontrakt. Husk selv at medbringe op til 25M tilslutningskabel/slange samt fordelingsenheder til strøm & vand.
- Medarbejderbilletter/armbånd iht. kontrakt.
- Ringsted Festival henviser til offentlig parkering på Tværalle ved Ringsted svømmehal og parkeringspladsen på Delingen.
- Der kan forekomme mystery shoppere på festivalpladsen under Ringsted Festival 2024.
Vareindlevering imellem kl. 07.00-10.00
Vareindlevering vil forgå via GATE 1 for boder Parken Nord og ved GATE 5 for boder i Parken Syd. Her vil der fortages kontrol af vagtpersonale. Kørsel er tilladt, med 1 køretøj med en maks højde på 2,5 mtr. under 3500 kg.
Der kan ikke bestilles varer til festivalpladsen med mindre at du selv er tilstede til ved GATE 1 til at tage imod din levering. Driftspersonalet ved GATE 1 kan ikke tage imod din levering.
Tal med bod-informationen om dette når du tjekker ind.
Generelle betingelser
Herunder finder du en række generelle betingelser for dig som bodholder:
Sikkerhed (Bodholders ansvar):
Personale i madboder: Alle, der arbejder på Ringsted Festival, skal være dækket af en lovpligtig arbejdsskadeforsikring. Det er madbodens ansvar at sikre dette.
Det forventes, at madboder overholder alle gældende hygiejnemæssige krav fra myndighederne for madboder på events og festivaler.
Gaseftersyn: Vi forventer at Sikkerhedsstyrelsen kommer og tjekker jeres gas-attester på festivalpladsen onsdag uge 31. For at få adgang skal du fremvise din gyldige gasattest ved indkørsel via GATE 1. Hvis gas-installationen bliver opbygget på stedet skal den godkendes og certificeres af en autoriseret gas-installatør. Alle gas-installationer skal være godkendt af Sikkerhedsstyrelsen.
- Ved brug af grill skal følgende forefindes: brandtæppe, vandslukker og en branddasker.
- Godkendt og korrekt brandbekæmpelsemateriel, eks. 6 kg. pulverslukker og brandtæppe skal forefindes.
- Grillen skal være uden for publikums rækkevidde og afskærmes.
- Alle gasapparater skal overholde sikkerhedsstyrelsens lovkrav se, mere her: Midlertidige gasinstallationer og gasgrill.
- Der må tilsluttes 1 gasflaske á max. 11 kg. per apparat. (grill, ovn, friture, komfur, ect.)
- Ekstra gas til lager skal opbevares uden for pladsen. (der forefindes ikke et gasdepot på Ringsted Festivalen)
Den ansvarlige el-installatør på Ringsted Festival kommer rundt og kontrollerer at dine el-installationer opfylder reglerne, påtales nogle af dine installationer så ret dig efter dem og lav det rigtigt, så du og vores gæster ikke risikerer en el-ulykke.
Hvis Ringsted Festival bliver bekendt med installationer, som ikke overholder standarderne eller forvolder skade på andre installationer, forbeholder Ringsted Festival sig ret til at frakoble forsyningen til boden, indtil installationen er bragt i orden.
Festivaler og markedspladser er underlagt installationsbekendtgørelsen samt DS/HD 60364 kap. 740 – midlertidige installationer.
Det er dit ansvar som bodholder at bekendtgørelsen overholdes og efterleves.
Inden I ankommer, er der nogle ting vedr. jeres elektriske udstyr, I skal have styr på. Det er som følger: Er jeres produktionsmaskiner efterset, vedligeholdt og egnet til denne type opgave?
Alt jeres udstyr skal som udgangspunkt været forsynet med en stikprop med en jord:
Ovenstående er et krav, medmindre jeres udstyr er dobbeltisoleret, hvilket I kan se på jeres udstyr hvis det er mærket med dette symbol.
Dobbeltisolerede produkter er normalt ting som dankortterminaler, batteriopladere, og andre mindre elektronikprodukter.
En klassisk fejl som ses på mange tilslutninger:
Da de fleste hvidevarer, køkkenmaskiner, hi-fi-udstyr mv. er leveret med et schuko stik, kan man i stedet for at skifte stikket (hvilket altid vil være den foretrukne løsning) anskaffe sig en adapter, som laver schuko stikket om til et traditionelt dansk stik med jord. Disse kan købes i de fleste elektronikforretninger og byggemarkeder:
Markedsføring
Alle madboder, der deltager i Ringsted Festival, vil blive officielt markedsført som en del af festivalen.
Det forventes, at billeder af madretter og madboden stilles til rådighed for Ringsted Festival’s kommunikationsteam under afviklingen af festivalen.
Madboder, der udvælges til Ringsted Festival, må ikke offentliggøre dette på sociale medier eller andre platforme, før årets madprogram er blevet offentliggjort af Ringsted Festival.
Ringsted Festival’s officielle hashtags: #rfest24 #ringstedfestival #åretskram
Betalingsterminaler
Terminal-opsætning: For at vi kan sætte betalingsterminalerne op med jeres sortiment og priser skal det deles med festivalen en måned før festivalen. Deadline er uge 27.
Bodholdere kan få udleveret betalingsterminalerne ved GATE 1. Har du brug for support ift. betalingsterminaler, kan du ringe til Kenneth Hjorth Andersen på tlf. 25 21 36 60.
Du kan hente dine terminaler i følgende tidsrum:
- Tirsdag i uge 31 kl.14:00 – 20:00.
- Onsdag i uge 31 kl. 14:00 – 20:00.
Terminalerne skal indleveres samme sted efter festivalen:
- Søndag i uge 31 kl. 01:30 – 03:00.
- Søndag i uge 31 kl. 09:00 – 14:00.
Hvordan sætter jeg min terminal op?
Find alle svar på netop det i guiden herunder:
Guide til opsætning af terminaler
Økonomi og omsætning
Registrering af omsætning: Al omsætning skal registreres via festivalens kasseapparater/betalingsterminaler, som festivalen stiller til rådighed for boden. Terminalerne kan anvendes til kontaktløs betaling via betalingskort og kontaktløst betaling.
Betingelser: Festivalen har ret til omgående at lukke madbodens forretning samt opkræve en konventionalbod på 30.000 kr. + moms, såfremt ovennævnte betingelser ikke overholdes.
Depositum: Der opkræves et depositum på 5.000 kr. + moms ved reservation af madbod. Dette beløb krediteres efter festivalen, såfremt boden møder op og iøvrigt overholder betingelserne for salg på festivalen som aftalt.
Bodafgift: Dan dig et overblik ved at bruge bodafgiftsberegneren.
Bodholderen modtager en kreditnota på indbetalte depositum samt totalomsætning minus bodafgifterne ultimo uge 33. Her er bodens salgstal oplyst.
Bodholderen skal sende kontoinformation, samt bankdokumentation, for ejerskab af den oplyste konto til bogholderi@ringstedfestival.dk i uge 30 inden festivalens opstart.
Belysning
Armaturer/lamper og lyskæder skal være forsvarligt fastgjort og alle armaturer og lyskæder skal være placeret, så der ikke er risiko for personskade eller antændelse af materialer. HUSK at lamperne kan blive meget varme.
Adgang til selve lyskilden (pæren/lysrør) må kun være muligt efter fjernelse af en barriere eller en kapsling, som kræver brug af værktøj – fx en form for plastik lampeskærm.
På lysstoftarmatur kan dette afhjælpes ved brug af 2 strip rundt om armaturet.
Det er altså ikke muligt at anvende ”normale” 230V lyskæder, hvor der er adgang til pæren, medmindre lyskæden er opsat mindst 2,5m over underlaget. Det er heller ikke muligt at anvende pinspot eller parlamper.
- Elektriske installationer skal overholde sikkerhedsstyrelsens lovkrav. Se mere her.
- Sikkerhedsstyrelsen har meldt deres ankomst til dette års festivaler, og stikprøver vil blive fortaget. Se mere her.
Kørsel på kabler
Det er ikke tilladt at køre på kablerne da disse kan tage skade, og I vil derfor muligvis vil blive pålagt erstatningsansvar for eventuelle beskadigede kabler. Beskadigede kabler udgør en sikkerhedsrisiko og brandfare!
På de steder hvor kabler krydser de generelle køreveje vil der være udlagt kørebakker, som skal bruges ved overkørsel af kabler. Se nedenstående billede.
Er det ikke muligt at komme ind eller ud af det område hvor I skal være, og er der ikke udlagt kørebakker så lad være med at bare at køre over! Kontakt i stedet el-teamet på pladsen som vil hjælpe jer.
Tilslutning af udstyr
Når I kommer til jeres anviste område/bod, vil der typisk være opstillet en strømtavle bagved eller i nærheden af jeres bod, max. 25 meter væk.
Der vil være markeret hvor din bod skal tilslutte strømmen.
Som udgangspunkt skal I selv tilslutte jeres udstyr til tavlen med ét stik, medmindre andet er aftalt, er i det mindste i tvivl, kontakt el-teamet.
I tilfælde af fejl må I kun afbryde strømmen ved tavlen i jeres bod eller i forsyningspunktets tilslutning. Der er andre der bliver forsynet af den “store” tavle.
Den “store” tavle må kun betjenes af el-teamet. Se billede herunder:
Vandtilkobling
Hvis du skal tilkoble til direkte vandtilførsel skal food trucken selv have min. 25 mtr. slange monteret med 1/2” NITO han-slangenippel. Du kan tilslutte hun-kobling på batteri.
- Spildevand hældes i nærmeste udslagskumme.
- Vand kan tappes ved en af de 4 aftapningshaner på pladsen og her forefindes der også en håndvask.
- Personaletoiletter: separate toiletter forefindes ved GATE 1.
Se billede af han-slangenippel
Se billede af hun-kobling på batteri
Affaldshåndtering
Hver food truck afhenter selv et stk. 1100 L-affaldscontainer til madaffald/restaffald mandag uge 31 ved affaldsdepotet (GATE 6) Den vil være markeret med dit bodnavn på.
Læs yderligere om affaldshåndtering i linket herunder.
Fyldte affaldscontainere køres til affaldsdepotet og ombyttes til en tom affaldscontainer.
Bortskaffelse af fritureaffald: Fritureolien hældes på dunke og bodholderen skal selv bortskaffe olien. Der vil blive udstedt et miljøgebyr af Ringsted Festival, hvis dette ikke efterleves på 2.000 kr.
Se mere om affaldshåndtering her
Nedtagning af bod
Pladsen skal være ryddet og rengjort senest søndag den 4. august kl. 17:00.
Der vil være strøm til boden frem til kl. 12:00 søndag – herefter afbrydes strømmen.
Al affald skal være indleveret ifølge festivalens anvisninger.
Inden du forlader pladsen, skal din affaldscontainer afleveres tilbage ved GATE 6. Containeren skal være lukket. Er den overfyldt, så skal det overskydende skrald smides i sække i de store containere ved GATE 6.
Kontakt din områdekoordinator inden du forlader din bodplads for godkendelse af din plads.