Information til bodholder

Kære kommende bodholder på Ringsted Festival 2025,
Her har vi samlet alt nyttig information til bodholdere på Ringsted Festival. 

I tilfælde af brand og ulykke skal der ringes til tlf. 71 96 04 11
Ved fejl eller tvivl kontakt Driftkontoret tlf. 71 96 91 51

Oplysningsformular

Bruges til at overføre tilgodehavende efter festivalen
Grundet hvidvaskloven bedes du uploade dokumentation på, at firmanavn og bankkonto har samme ejer – Lav et skærmbillede hvor kontohaver, kontonr. og bank kan ses på samme billede.

Billetter/armbånd

Vælg hvor mange armbånd du ønsker at købe til, at bemande din bod.

Hvis du har skiftende medarbejdere på de forskellige dage, så er det en fordel at vælge en-dagsarmbånd.

Info om bod

Antal gasflasker på max 11 kg. *
Max 4 apperarter med hver sin tilhørende gasflaske er tilladt. Lager af gas ikke tilladt på pladsen.
Det er forstået.*
Ønskes direkte vandtilslutning?*
Husk egen vandslange á minimum 25 meter og med påmonteret 1/2” NITO han-slangenippel.
Det er forstået.*
Strømbehov:*
Har du behov for bortskaffelse af fedt og fritureaffald??*
Boden:*

Hvis du kommer med foodtruck/trailer:

Ved behov for plads til egen medbragt køletrailer:

Ønsker bagområde med plads til, egen medbragt, opsat pavillon. Max 3×3 m. (diskret udseende i mørke farver).

Jeg vil gerne bede om plads til egen pavillon:
Vær opmærksom på, at det ikke er sikkert vi kan imødekomme dette, grundet den tildelte placerings pladsmuligheder.
Det er forstået.*

Skriv kort tekst som beskriver din madbod (bruges til vores markedføring):

Varesortiment:

Upload minimum 3 billeder i høj opløsning af madbod, maden og personalet:

Ringsted Festival må gerne gemme mine oplysninger til festivalen i 2025.*
ALT nedenstående information er læst og forstået?*

datoer og tidspunkter

Opbygning af boden kan påbegyndes:

  • Mandag uge 31 i tidsrummet kl. 08:00 -16:00

Boden skal være færdigopstillet:

  • Tirsdag uge 31 senest kl. 18:00

Boden skal 100% være klar til myndighedsgennemgang:

  • Onsdag uge 31 fra kl. 12:00
  • Den enkelte bod være fysisk repræsenteret i tidsrummet 12:00 – 16:00

Medarbejder armbånd ved Check-In (Gate 1):

  • Tirsdag uge 31 fra kl. 16:00 – 20:00
  • Onsdag uge 31 fra kl. 08:00 – 22:00
  • Alle festivaldagene (torsdag til lørdag) fra kl. 08:00 – 00:00

Festivalpladsens åbningstid under afvikling:

  • Torsdag kl. 12:00 – 01:00
  • Fredag kl. 12:00 – 02:00
  • Lørdag kl. 12:00 – 02:00
  • Salg af mad er tilladt at lukke ned en time før festivalspladsens lukketid
  • Boden skal dog stå oplyst og repræsentativ frem til festivalspladsens lukketid

Nedtagning af boden:

  • Søndag uge 31 fra kl. 06:00 til kl. 15:00
  • Pladsen skal være ryddet og rengjort før godkendelse af Ringsted Festivals udpeget personale

Opgørelse af omsætning samt kontooverførsel:

  • Fredag d. 15. august uge 33 er senest for afsluttet opgørelse

Check in / opbygning af bod

Check-in ved gate 1 – Tværallé 5 (indkørsel fra Teglovnsvej)

Madbod i park Syd:

  • Alt indkørsel efter Check-in skal ske via Gate 5 Anlægsvej 3, 4100 ringsted                                          

Madbod i park Nord:

  • Alt indkørsel efter Check-in skal ske via Gate 1 Tværallé 5, 4100 Ringsted

Hvordan med medarbejderarmbånd:

  • Billet modtages via mail fra Ringsted Festivals billetshop senest uge 30  
  • Billetten kan vises via smartphone eller på udprint
  • Medarbejderarmbånd påsættes kun ved personligt fremmøde (Gate 1)
  • Fra torsdag den 31. juli kl 08:00 til 3. august kl 12:00 er adgang til festivalspladsen kun tilladt med armbånd

Medarbejderarmbånd kan påsættes:

  • Tirsdag uge 31 fra kl. 12:00 – 20:00 
  • Onsdag uge 31 fra kl. 08:00 – 22:00
  • Alle dage (torsdag til lørdag) fra kl. 08:00 – 00:00

Opbygning / adgang før festivaldriften:

  • Ved Check in får du anvist din bod plads
  • Under opbygning skal alle bære anviste synlighedsvest
  • Kun 1 kørselstillades pr. bod 
  • Færdselsloven er gældende, alt færdsel skal ske hensynsfuldt
  • Parkering er ikke tilladt på festivalspladsen, dog er af/pålæsning tilladt i anvist tidsrum
  • Forbudt at køre på græsarealerne
  • Tag hensyn til skovbund og indrettet stier og vej
  • Respekter skiltning

Opbygning af boden kan påbegyndes:

  • Mandag uge 31 fra kl. 08:00 – 16:00

Skal være færdigopstillet:

  • Tirsdag uge 31 senest kl. 18:00
  • Boden skal 100% være klar til myndighedsgennemgang, onsdag uge 31 fra kl. 12:00

Boden skal være fysisk repræsenteret: 

  • Onsdag uge 31 i tidsrummet 12:00 – 16:00

Bestilt strøm og vand er tilgængeligt fra tirsdag uge 31 kl. 10:00

Vareindlevering før og under festivaldagene

  • Vareindlevering skal ske imellem kl. 07:00 – 11:00 (seneste indkørsel er Kl. 10:30)
  • Skal være indgået klar aftale med leverandør
  • Vareindlevering tillades kun ved bodholders fysiske fremmøde
  • Kun køretøj under 3500 kg. og max 2,5 m. høj tillades på pladsen (skal have kørselstilladelse i forruden)
  • Køretøjer over 3500 kg. kan kun levere ved kantstenen uden for pladsen
  • Festivalens personale modtager ikke vareindlevering

Madbod i park Syd:

  • Alt vareindlevering skal ske via Gate 5                                      

Madbod i park Nord:

  • Alt vareindlevering skal ske via Gate 1

Tilslutning af udstyr / El / Vand

El

  • Tilslut udstyr til anviste eltavle og anviste stikudtag
  • Med eget tilslutningskabel minimum 25 meter langt
  • Alt betjening af store El-tavler må kun betjentes af Festivalens el-team
  • Ved fejl eller tvivl kontakt Driftkontoret på tlf. 71969151

Vand

  • Tilslut til anviste vandtilførsel
  • Med egen slange minimum 25 meter langt 
  • Med påmonteret 1/2” NITO han-slangenippel
  • Ved fejl eller tvivl kontakt Driftkontoret tlf. 71969151
  • Spildevand hældes i anviste afløb.
  • Vand tappes ved en af aftapningshanerne som er at finde/anvises på pladsen
  • Der er placeret medarbejdertoilet ved Gate 1 & Gate 5 

Affaldshåndtering

  • Affaldsdepotet er ved Gate 6 
  • Her hentes 1 stk. 1100 L-affaldscontainer til madaffald/restaffald
  • Affaldscontainer er markeret med eget bodnavn og skal opbevares i eget bagområde
  • Bodholder står selv for tømning af affaldscontainer ved Gate 6 
  • Olie og friture affald skal bortskaffes via anviste daka refood container  
  • Deponering af affald samt olie og Fritureaffald skal ske iflg. festivalens anvisninger
  • Efterladelse af affald/Fritureaffald, faktureres omkostningerne til bodholder

Betalingsløsning / Omsætning / Økonomi

Omsætning 

  • Al omsætning skal registreres via festivalens betalingsløsning/platform
  • Ved overtrædelse af ovennævnte, lukkes madbodens forretning med en opkrævning af konventionalbod på 30.000 kr. + moms

Depositum

  • Depositum på 5.000 kr. + moms opkræves ved reservation af madbod
  • Depositum krediteres efter festivalen såfremt alle betingelser er opfyld som aftalt

Opgørelse af omsætning samt kontooverførsel
Fredag i uge 33 er senest for afsluttet opgørelse.

Check ud / Nedtagning af bod

  • Check ud skal ske søndag d. 3/8 fra kl. 06:00 til kl. 15:00
  • Tildelte plads skal være ryddet og rengjort senest søndag 3/8 kl. 15:00
  • Affaldscontainer skal returneres til Gate 6
  • Deponering af affald samt olie og fritureaffald skal ske iflg. festivalens anvisninger
  • Efterladelse af affald/fritureaffald, faktureres omkostningerne til bodholder
  • Strøm afbrydes fra. Kl. 12:00 søndag 3/8
  • Pladsen skal være ryddet og rengjort før godkendelse af Ringsted Festivals udpeget personale

Markedsføring

  • Alle madboder vil blive officielt markedsført som en del af festivalen
  • Billeder af madretter og madboden skal stilles til rådighed for Ringsted Festival

Ringsted Festival’s officielle hashtags: 

#ringstedfestival #åretskram

  • Bodens æstetiske udtryk skal matche Ringsted Festivals design og stemning
  • Ringsted Festival forbeholder sig retten til at afvise udtryk og skiltning, der ikke harmonerer med festivalens ønsker for det samlede æstetiske udtryk

Belysning

Armaturer/lamper og lyskæder skal være forsvarligt fastgjort og være placeret, så der ikke er risiko for personskade eller antændelse af materialer.
HUSK at lamperne kan blive meget varme.
Adgang til selve lyskilden (pæren/lysrør) må kun være muligt efter fjernelse af en barriere eller en kapsling, som kræver brug af værktøj – f.eks. en form for plastik lampeskærm.


Det er altså ikke muligt at anvende ”normale” 230V lyskæder, pinspot eller parlamper, hvor der er adgang til pæren, medmindre lyskæden er opsat mindst 2,5m. over underlaget.
Elektriske installationer skal overholde sikkerhedsstyrelsens lovkrav.
Sikkerhedsstyrelsen har meldt deres ankomst til dette års festivaler, og stikprøver vil blive fortaget.

Sikkerhed (Bodholders ansvar)

Personale:
Alle, der arbejder på/for Ringsted Festival, skal være dækket af en lovpligtig arbejdsskadeforsikring. Det er madbodens ansvar at sikre dette.
Madboden samt medarbejder skal overholde alle gældende hygiejnemæssige krav fra myndighederne for madboder på events og festivaler.

Gas eftersyn:
For at få adgang til opstilling og drift på festivalen skal du fremvise Bodens gyldige gasattest ved indkørsel via GATE 1. Hvis gas-installationen bliver opbygget på stedet skal den godkendes og certificeres af en autoriseret gas-installatør, inden onsdag i uge 31, kl 12.00 (det er bogholderens eget ansvar at få godkendt bodens installation).
Alle gas-installationer skal være godkendt af Sikkerhedsstyrelsen. Det forventes at Sikkerhedsstyrelsen vil være tilstede for at kontrollere jeres gas-attester på festivalpladsen onsdag uge 31.

Brandsikerhed:
Alle madboder skal medbringe mindst 1 stk.
6 kg. pulverslukker, som er godkendt efter danske/EU regler samt serviceret inden for de sidste 12 måneder. Endvidere skal madboder der arbejder med olie/friture/grill/gas selv medbringe et godkendt brandtæppe. 

Ved brug af grill skal følgende forefindes (festivalen skal være bekendt med brug af grill):
Grillen skal være uden for publikums rækkevidde og afskærmes.

Alle gasapparater skal overholde sikkerhedsstyrelsens lovkrav se her:
Midlertidige gasinstallationer og gasgrill.

Der må tilsluttes 1 stk. gasflaske (max. 11 kg. per apparat) og max 5 stk. pr bod.
Ekstra gas til lager skal opbevares uden for pladsen.
(der forefindes ikke et gasdepot på Ringsted Festivalen)

Den ansvarlige el-installatør på Ringsted Festival vil kontrollerer bodens el-installationer inden produktion kan påbegyndes
Hvis Ringsted Festival bliver bekendt med installationer, som ikke overholder standarderne eller forvolder skade på andre installationer, forbeholder Ringsted Festival sig ret til at frakoble forsyningen til boden, indtil installationen er bragt i orden.
Festivaler og markedspladser er underlagt installationsbekendtgørelsen samt DS/HD 60364 kap. 740 – midlertidige installationer.
Det er dit ansvar som bodholder at bekendtgørelsen overholdes og efterleves.

Inden ankomst til festivalpladsen skal følgende være på plads:

  • Er jeres produktionsmaskiner efterset, vedligeholdt og egnet til denne type opgave?
  • Alt jeres udstyr skal som udgangspunkt været forsynet med en stikprop med jord.

I tilfælde af brand og ulykke skal der ringes til 71 96 04 11